Tiimien rakentaminen OTS-K -mallin avulla

Tiimityö on keskeinen osa organisaation menestystä, mutta eri tilanteet ja ympäristöt vaativat erilaisia lähestymistapoja tiimien rakentamiseen. OTS-K-malli tarjoaa selkeän tavan ymmärtää, kuinka tiimejä voidaan rakentaa tai ne rakentuvat, neljällä eri tavalla: Orgaaninen, Traditiopohjainen, Systemaattinen ja Kriisi. OTS-k malli auttaa ymmärtämään erilaisia metodeja, joilla rakentaa tiimejä ja tiimityötä.

Orgaaninen tiimiytyminen

Orgaaninen tiimiytyminen tapahtuu luonnollisesti ajan myötä ilman tietoista rakentamista. Kun ihmiset työskentelevät yhdessä pidempiä aikoja, heidän välilleen rakentuu luottamus, kun he oppivat tuntemaan toisensa ja heidän toimintansa tulee tätä kautta ennakoitavaksi. Orgaaninen tiiminrakennus ei perustu muodollisiin prosesseihin, vaan siihen, että tiimin jäsenet oppivat luonnollisesti tuntemaan toisensa ajan myötä.

Tässä mallissa on kuitenkin kaksi suurta haastetta:

  • Tiimit kääntyvät lähes aina sisäänpäin ja alkavat nähdä oman tiiminsä ylivertaisena muihin tiimeihin verrattuna. Tämä ”oma tiimi on paras ja muut ovat syvältä” -ajattelu heikentää organisaation eri tiimien välistä, erittäin tarpeellista yhteistyötä.
  • Koska tiimiytyminen tapahtuu passiivisesti, ei käytössä välttämättä ole työkaluja ratkaista (ratkaistavissa olevia) tiimin sisäisiä kemiaongelmia tai muita yhteistyön haasteita.

Hybridi- ja etätyön lisääntyminen on tuonut uuden haasteen orgaaniseen malliin. Luottamuksen ja tunnesiteiden rakentumista edistää fyysinen läsnäolo, mutta etätyössä tätä ei ole.

Orgaanisella tiiminrakennuksella voidaan saavuttaa hyviä, jopa erinomaisia tiimejä. Se on kuitenkin riippuvainen tuurista, eikä se rakenna yhä tärkeämpää, tiimien välistä yhteistyötä.

Traditiopohjainen tiiminrakennus

Traditiopohjainen tiiminrakennus perustuu tiettyihin prosesseihin tai perinteisiin, joilla tehdään työtä mutta jotka samalla tukevat tiimiytymistä. Esimerkkejä työelämästä ovat agile, scrum ja lean-toimintamallit, joissa tiimien toiminta ja rakenne perustuvat vakiintuneisiin periaatteisiin ja toistuviin prosesseihin. Traditiopohjainen tiiminrakennus luo vakaamman pohjan tiimin rakentamiselle, koska siihen sisältyy selkeitä toimenpiteitä, jotka edistävät tiimiytymistä.

Urheilussa esimerkiksi joukkuepelit edustavat traditiopohjaista tiimityötä parhaimmillaan. Niissäkään tavoite ei ole tiimi, vaan voitto. Tiimi on edelleen sivutuote tai työkalu, jolla varsinainen tavoite saavutetaan.

Vaikka traditiopohjainen tiiminrakennus tarjoaa varmemman mallin, se voi olla jäykkä ja estää tiimin täyden potentiaalin saavuttamisen, erityisesti jos organisaation toimintaympäristö muuttuu nopeasti ja vaatii enemmän joustavuutta.

Systemaattinen tiiminrakennus

Systemaattinen tiimityö perustuu tietoiseen ja suunnitelmalliseen lähestymistapaan tiimien rakentamisessa. Systemaattisessa mallissa analysoidaan, miten tiimityön periaatteita kannattaa soveltaa, ja toimintamalli rutinoidaan työhön älykästä rutinointia käyttäen.

Systemaattinen tiiminrakennus toimii aina, mutta esimerkiksi johtoryhmille se voi olla välttämätön ja ainoa tapa rakentaa tiimityö. Johtoryhmillä ei ole aikaa orgaaniseen tiimiytymiseen eikä erityistä ohjelmaa rakentaa tiimityö traditiopohjaisesti. Kun johtoryhmä kokoontuu, yleensä puhutaan pelkkää businessta, ei asioita joilla rakennetaan tunnesiteitä.  Johtoryhmän jäsenten tulee välillä varata aikaa puhua heidän keskinäisistä suhteista ja kuinka edistää henkilökohtaista riskinottoa näiden suhteiden vahvistamiseksi.

Systemaattinen tiiminrakennus tuo myös kaksi merkittävää etua:

  • Tiimit voidaan rakentaa tarvittaessa hyvinkin nopeasti oikeita työkaluja käyttäen.
  • Samoilla periaatteilla ja työkaluilla, joilla rakennetaan tiimien sisäinen tiimityö, voidaan rinnalla rakentaa tiimien välinen yhteistoiminta.

Kriisi: pakon sanelema tiimiytyminen

Kriisi on äärimmäinen tilanne, johon kukaan ei halua päätyä, mutta toisinaan se on väistämätöntä. Kriisi voi liittyä joko organisaation toiminnan jatkuvuuteen tai vakaviin uhkiin, kuten henkeä ja terveyttä uhkaaviin tilanteisiin tai organisaation taloudelliseen kriisiin. Kriisitilanteessa tiimin toiminta riippuu suuresti siitä, kuinka vahva luottamus ja yhteinen tarkoitus tiimillä on ennen kriisiä.

Jos tiimi on rakentanut vahvan luottamuksen, kriisi voi saada aikaan poikkeuksellisen lujan tiimiytymisen. Kriisi hioo tiimistä timantin. Jos luottamus ja yhteishenki taas puuttuvat, kriisi hajottaa tiimin, sen jäsenten keskittyessä enemmän oman asemansa puolustamiseen (siilipuolustukseen) kuin yhteiseen päämäärään.

Kriisin elementtejä voi hyödyntää myös hallitusti osana systemaattista tiiminrakennusta. Esimerkiksi erikoisjoukkojen ja muiden paineen alla toimivien tiimien koulutukseen voi sisältyä elementtejä, jotka koulutettavista vaikuttavat kriisiltä mutta ovat todellisuudessa tarkkaan harkittuja ja hallittuja. Huipputiimit hyödyntävät myös kriisin tiimiyttäviä elementtejä, kuten aikapainetta, korotettua stressitasoa, päätöksenteon vaikeutta ja vaaran tunteen lisäämistä tiimien rakennusohjelmiin.

Yhteenveto: Kolmen mallin yhdistäminen, kriisin välttäminen

Parhaat organisaatiot hyödyntävät kaikkia kolmea ensimmäistä OTS-mallin osa-aluetta ja rakentavat tiimityötä systemaattisesti ja tietoisesti, välttäen kriisejä -K. Näin organisaatiot voivat varmistaa, että tiimit kehittyvät jatkuvasti ja pystyvät sopeutumaan erilaisiin haasteisiin ilman, että ne ajautuvat kriisiin.

Huipputiimit hyödyntävät myös kriisin tiimiyttäviä elementtejä.

Heikoimmillaan organisaatiot voivat päätyä no-zone-alueelle, jossa ei hyödynnetä mitään mallia tehokkaasti tai ollenkaan. Tämä on erityisen riskialtista johtoryhmille, joilla saattaa puuttua rakenteellisia keinoja muuttua toimiviksi johtotiimeiksi. OTS-K-malli tarjoaa selkeän rakenteen eri lähestymistapojen ymmärtämiseen ja soveltamiseen tiimiytymisessä, ja se auttaa organisaatioita varmistamaan tiimien jatkuvan kehityksen ja yhteistyön tehokkuuden kaikissa tilanteissa.