Miten eri tiimityön mallit vastaavat erilaisiin tilanteisiin
Päätöksenteon nelikenttä tarjoaa selkeän viitekehyksen organisaatioiden toiminnan ymmärtämiseen, missä päätöksentekokyky määräytyy kahden akselin perusteella: päätöksentekoon liittyvän asian kompleksisuus (yksinkertainen – monimutkainen) ja muutosnopeus tai päätöksentekoon käytettävä aika (hidas – nopea). Näiden akselien avulla voidaan hahmottaa, milloin tiimityö tuottaa lisäarvoa ja milloin yksilötyö saattaa olla riittävä.
On tärkeää huomioida, että nämä mittarit ovat suhteellisia ja vaihtelevat toimialan ja kontekstin mukaan.
Hyvin tyypillisesti toimintaa eri alueilla yhdistää seuraava prosessi: havaitse muutos tai tarve toimia (jaettu tilannetaju) – suunnitelkaa muutos toimintaan (päätös) – ottakaa muutos käyttöön (päätöksen jalkauttaminen) – seuratkaa toteutusta (jaettu tilannetaju-ympyrä sulkeutuu).
1. Yksinkertaiset asiat – hidas muutos
Tässä nelikentän osassa päätöksenteko on suoraviivaista ja hyvin strukturoitua. Yksilöt ja yksilöiden johtamat hierarkiat toimivat tehokkaasti, koska asiat eivät vaadi suuria tiimiponnistuksia. Prosessit ovat ennakoitavissa, ja tehtävien luonne pysyy yksinkertaisena.
Esimerkkinä voisi olla hallinnolliset rutiinitehtävät, kuten toistuvat hankintapäätökset tai perusraporttien laatiminen, joissa toistuvat tehtävät voidaan hoitaa yksilötyönä.
Varoitus: Tällä alueella toimiessa on kuitenkin tärkeää pitää silmällä ympäristön muutoksia. Yksinkertaisista asioista voi tulla monimutkaisempia tai muutosnopeus voi kasvaa odottamattomasti, mikä voi vaatia nopeaa siirtymistä tiimityöhön.
2. Monimutkaiset asiat – hidas muutos
Monimutkaisessa mutta hitaasti muuttuvassa ympäristössä tiimityö on kriittistä, koska useiden erilaisten osa-alueiden yhdistäminen on välttämätöntä. Asiantuntijatiimit tai monialaiset tiimit yhdistävät eri alojen osaamista tehokkaasti, ja aikaa riittää esimerkiksi analyysien, simulointien ja vaihtoehtojen vertailuun.
Hyvä esimerkki tällaisesta tilanteesta on tuotekehitys, jossa tarvitaan laajaa osaamista teknologian, tutkimuksen ja liiketoiminnan saralla. Toimivan strategian luominen on toinen esimerkki tästä nelikentän alueesta. Se vaatii syvällistä analysointia ja erilaisten skenaarioiden arviointia, jotta pitkän aikavälin ratkaisut ovat kestäviä ja perusteltuja. Tiimityö mahdollistaa erilaisten ja uusien näkökulmien tuomisen strategiatyöhön. Parhaimmillaan osa tiimistä voi toimia red team -roolissa, eli haastaa ja kaivaa esille strategiaehdotuksen heikkoudet ennen sen jalkauttamista.
3. Yksinkertaiset asiat – nopea muutos
Kun asiat pysyvät yksinkertaisina, mutta toimintaympäristö muuttuu nopeasti, tiimityöstä tulee keskeinen osa päätöksentekoa. Nopea muutos vaatii, että tieto liikkuu suoraan tiimissä ilman viiveitä, mitä perinteinen hierarkia saattaisi aiheuttaa.
Esimerkkinä voisi olla asiakaspalvelutiimi teknologia-alalla, jossa asiakkaiden tarpeisiin on vastattava välittömästi. Tieto ja päätökset eivät voi kiertää esimiesten kautta, vaan tiimin jäsenet ratkaisevat ongelmat nopeasti suoraan asiakkaiden kanssa. Hyvä esimerkki on agile-toimintamallit, jotka on suunniteltu vastaamaan tämän kentän tarpeisiin. Agile-malleissa ketterä eli nopea päätöksenteko vaatii tiimityötä, jossa jokaisella jäsenellä on selkeä kuva tilanteesta. Agile-mallin toimivuus perustuu metodien lisäksi lähes täysin toimivaan tiimityöhön, ja se toimii ns. traditiopohjaisena tiiminrakennusmetodina.
Johtoryhmien kohdalla tiimityön merkitys korostuu, kun päätöksiä on tehtävä nopeasti ilman viiveitä, mikä vaatii suoraa tiedonkulkua ja välitöntä reaktiokykyä. Yksi tiimityön hyöty on myös kyky toimia toistensa sijaisina jäsenen poissa ollessa.
Tiimissä hiljainen tieto on yhteistä tietoa, mikä mahdollistaa tiimin jäsenten keskinäisen sijaistamisen.
4. Monimutkaiset asiat – nopea muutos
Tämä on kenttä, jossa tiimityö on ratkaisevaa, ja johon organisaatiot joutuvat harvoin tarkoituksella. Tässä ympäristössä päätökset ovat monimutkaisia ja toimintaympäristö muuttuu nopeasti, jolloin huipputiimit nousevat esiin. Päätöksenteko perustuu intuitioon ja syvälle rutinoituihin toimintamalleihin, ja tiimityö tapahtuu automaattisesti.
Esimerkkinä tästä on tiimityö hätätilanteessa ilmailussa, kuten kapteeni Sullenbergerin lentokoneen pakkolasku Hudson-jokeen. Tällaiset tilanteet vaativat vuosien harjoittelun ja tiimiyhteistyön, jotta päätökset voidaan tehdä automaattisesti ja intuitiivisesti kriisin alla.
Tässä nelikentän alueessa tiimityö on äärimmäisen paineen alaisena ja se perustuu pitkälti rutiinien ja tuntemusten varaan. Päätöksenteko voi olla intuitiivista ja spontaania, mutta se pohjautuu tiimin jäsenten väliseen vahvaan luottamukseen ja kokemukseen.
Yhteenveto
Päätöksenteon nelikenttä auttaa organisaatioita arvioimaan, milloin tiimityöhön investoiminen on välttämätöntä ja missä tilanteissa yksilötyö riittää. Tiimityö tulee erityisen tärkeäksi, kun monimutkaisuus kasvaa tai toimintaympäristön muutosnopeus kiihtyy.
Malli auttaa myös valitsemaan sopivan tiimityön muodon eri toiminnan alueille vaaditun päätöksentekokyvyn mukaisesti. Tämän mallin avulla organisaatiot voivat suunnitella ja toteuttaa päätöksentekonsa tehokkaammin ja laadukkaammin, valitsemalla tiimityön muodot, jotka parhaiten tukevat organisaation tarpeita.